KYC e KYB para sociedades de advogados
Diligência sobre o cliente antes da carta de compromisso: identidade, KYB para clientes que são sociedades ou trusts, e screening LSEG Risk Intelligence num único ficheiro com registo temporal.
Resposta curta
O Verifica dá às sociedades de advogados a diligência sobre o cliente antes da carta de compromisso. Verifica o documento de identificação do cliente, faz uma prova de vida e, quando o cliente é uma sociedade ou um trust, faz o KYB: existência jurídica, administradores e representantes, e a cadeia de participações até às pessoas que detêm ou controlam a entidade. Todas as pessoas da estrutura passam pelo screening LSEG Risk Intelligence de sanções, PEP e notícias adversas. O escritório decide se aceita o mandato, e um ficheiro de auditoria com registo temporal guarda cada passo.
Para quem é
Sociedades de advogados e equipas de risco que fazem trabalho transacional: imobiliário, constituição de sociedades, M&A, estruturação de fundos, trusts e gestão de fundos de clientes. Na maioria dos regimes de prevenção do branqueamento, são estes os mandatos que tornam o escritório uma entidade obrigada, e a verificação tem de ser feita antes de se assinar a carta de compromisso, não quando é paga a primeira fatura.
Se a abertura de um cliente ainda passa por um sócio a pedir por email a cópia do passaporte e um advogado estagiário a pesquisar listas de sanções à mão, esta é a vista de produto desse problema. A leitura regulatória mais longa está em KYC para sociedades de advogados.
O que o processo do cliente tem de demonstrar
Uma verificação de conflitos de interesses não é diligência sobre o cliente. Antes de aceitar o mandato, o escritório tem de conseguir demonstrar quem é o cliente, quem está por detrás dele se for uma sociedade ou um trust, se alguma dessas pessoas é sancionada ou politicamente exposta, e porque é que o mandato faz sentido para este cliente.
O Verifica executa essa sequência a partir de um único link seguro enviado ao cliente:
- Verificação do documento de identificação oficial e da sua autenticidade, para clientes particulares
- Prova de vida biométrica, para que uma fotografia do passaporte de outra pessoa não passe
- Screening de sanções, PEP e notícias adversas através da LSEG Risk Intelligence
- Verificação KYB (Know Your Business) quando o cliente é uma sociedade, trust ou fundação
- Registo da natureza e finalidade do mandato e, quando o risco o exige, prova da origem dos fundos
- Registo de auditoria com marca temporal de cada decisão, análise de alerta e nova verificação
O escritório continua a definir a política de risco, a decidir sobre a diligência reforçada e a decidir se aceita o mandato. A plataforma tira aos advogados o trabalho de andar atrás de documentos.
KYB: quando o cliente é uma sociedade
A maior parte da exposição de um escritório ao branqueamento de capitais está nos clientes que são pessoas coletivas: a SPV que compra um edifício, a holding que está a ser vendida, o trust que recebe o produto da venda. Verificar a pessoa que envia o email não chega. O KYB é obrigatório, e o Verifica integra-o no mesmo ficheiro:
- Existência jurídica. Certidão permanente ou certidão de registo comercial recente, com NIPC, sede e situação atual.
- Controlo e poderes. Administradores, gerentes e representantes autorizados, e prova de que quem dá instruções ao escritório tem poderes para o fazer.
- Cadeia de participações. Livros de registo de ações ou quotas e organogramas, seguidos através de cada sociedade intermédia até às pessoas singulares que detêm 25% ou mais, ou que controlam a entidade por outros meios.
- As pessoas por detrás. Verificação de identidade e prova de vida de cada beneficiário efetivo e representante, não apenas um nome num organograma.
- Screening de toda a estrutura. A entidade, os seus administradores e os beneficiários efetivos passam pelo screening, não apenas a pessoa de contacto.
- Confronto com o registo. Quando existe um registo de beneficiários efetivos (em Portugal, o RCBE), os beneficiários declarados são confrontados com ele, para que qualquer divergência seja detetada e documentada.
Estruturas complexas, acionistas fiduciários (nominees), trusts e camadas offshore são sinalizados para análise reforçada, nunca aprovados por defeito.
Porque é que isto é agora obrigatório
A Recomendação 22 do GAFI sujeita os advogados às regras de diligência sobre clientes quando preparam ou realizam operações como a compra e venda de imóveis, a gestão de fundos ou bens de clientes, e a constituição, exploração ou gestão de sociedades e trusts.
- União Europeia: os advogados que realizam essas operações são entidades obrigadas, e o Regulamento AML (AMLR) aplica um regime único e diretamente aplicável a partir de 10 de julho de 2027
- Portugal: os advogados são entidades obrigadas nos termos da Lei n.º 83/2017 quando intervêm nessas operações
- Estados Unidos: os advogados não são instituições financeiras para efeitos do BSA, mas a Regra Modelo 1.16 da ABA e a Formal Opinion 513 esperam que o advogado se informe sobre o cliente e a finalidade do mandato quando há sinais de risco
Esta página não constitui aconselhamento jurídico e não afirma que uma verificação cumpre, por si só, as obrigações do escritório. É o ficheiro de identidade, KYB, screening e auditoria em que essas obrigações assentam.
Screening com LSEG Risk Intelligence
O screening do Verifica é suportado pela LSEG Risk Intelligence e pela sua base de dados de rastreio. Agrega informação de mais de 100.000 fontes credíveis e é usado por mais de 300 instituições financeiras globais.
Um escritório pequeno pode usar o mesmo screening que um banco sem negociar uma licença de dados. O screening LSEG Risk Intelligence está incluído nos processos Verifica que exigem verificação KYC/AML avançada. Relatórios reforçados e monitorização contínua têm preço comunicado antes da ativação. A página completa de screening é LSEG Risk Intelligence no Verifica.
Perguntas frequentes
As sociedades de advogados precisam de fazer KYC?
Sim, quando atuam em operações transacionais. Nos termos da Recomendação 22 do GAFI, do direito da UE e da Lei n.º 83/2017, o advogado que intervém em negócios imobiliários, gere fundos de clientes, constitui sociedades ou trata de trusts tem de identificar e verificar o cliente e os seus beneficiários efetivos antes de agir. Nos EUA, as regras deontológicas da ABA esperam a mesma diligência quando há sinais de risco.
O que é o KYB e quando é que um escritório precisa dele?
O Know Your Business é a diligência sobre um cliente que é uma sociedade, trust ou fundação. O escritório confirma que a entidade existe, quem a administra, quem pode dar instruções em seu nome e que pessoas singulares a detêm ou controlam. É necessário sempre que o cliente não é uma pessoa singular.
O Verifica decide se o escritório pode aceitar o mandato?
Não. O Verifica recolhe a evidência, faz as verificações e sinaliza o risco. O escritório define a política, decide sobre a diligência reforçada e decide se aceita o mandato. O ficheiro de auditoria regista quem decidiu.
Como é que o cliente envia os documentos?
O escritório envia um único link seguro. O cliente carrega a identificação e os documentos da sociedade, faz a prova de vida e responde às perguntas sobre a finalidade do mandato. Sem anexos por email e sem pedir duas vezes o mesmo documento.
Funciona com clientes fora da UE e dos EUA?
Sim. A verificação de identidade cobre documentos de muitos países, e o screening LSEG Risk Intelligence cobre sanções, PEP e notícias adversas a nível mundial. A plataforma funciona em português e em inglês.
Próximo passo
Faça a avaliação de eficiência de KYC para ter, em dois minutos, uma leitura de custos, atrasos e lacunas, ou contacte a equipa para uma demonstração com um processo de cliente real.